管理組合も「個人情報取扱業者」に! 役員なら知っておきたい4つのポイント

個人情報保護法で定められた「個人情報取扱業者」には、これまで取扱う個人情報の数が「5,000人超」という要件がありました。

しかし、本年5月30日をもって改正個人情報保護法が施行されるのに伴い、この要件が撤廃されました。

そのため、マンション管理組合も「個人情報取扱業者」とされ、この法律を理解のうえ遵守することが求められることになったのです。

そこで、管理組合の役員さんなら最低限知っておきたいポイントをご紹介します。

 

#1 個人情報の利用目的を特定し、公開する

個人情報(氏名だけでなく、生年月日や部屋番号など特定の個人を識別できるもの)を取得する際には、その利用目的を特定するとともに、これを公表する必要があります。

まず、利用目的の「特定」については、たとえば「共用部分等の管理、ならびに規約または総会決議にもとづく管理組合業務のため」のような文言を記載するというイメージです。

「公開」については、組合員に提出してもらう入居届などの文書にも、その利用目的を明記するとよいでしょう。

そして、特定した利用目的以外には個人情報を利用してはいけません。

 

#2 「第三者」に情報を提供する際には、本人の同意を得る

ただし、「第三者」には下記のようなケースは対象外となります。

■ 業務委託契約に伴い、その委託先に提供する場合
(管理会社との管理委託契約など)
■ 法令にもとづく場合(警察からの照会など)
■ 本人の同意を得るのが困難な場合(急病・事故・災害など)

なお、管理費等の滞納に関する情報もこの法律の対象になりますが、マンションの売買に伴って仲介業者に提供するような場合は、滞納者本人の同意は不要とされています。

 

#3 個人情報を訂正する際には、本人の同意を得る

本人から情報の開示を求められた際には、確かにその本人であることを必ず確認するようにしましょう。

そのため、(すでにルール化されている管理組合も多いでしょうが、)組合員の情報を訂正する際には、口頭ではなく署名・捺印がなされた届出書を提出してもらうようにしましょう。

 

 #4 個人情報の管理者・保管場所・保管方法などを決める

最後が、最も厄介な項目です。

組合員名簿や、駐車場等の専用使用部分の利用者リストは、紙ベースの場合は施錠できる場所に管理しましょう。

あるいは、これらをパソコン等でデータとして管理する場合には、外部に漏洩しないようパスワード設定やウィルス対策を実施することが必要です。

最近は、共用部に防犯カメラを設置することはもはや当然のようになっていますが、そこに記録された映像にも個人情報が含まれています

そのため、「防犯カメラ運用細則」を作成し、利用目的の記載はもちろんのこと、記録映像の閲覧ができる役員をあらかじめ定めておくとよいでしょう。

なお、この法律に違反すると、個人情報保護委員会の勧告や命令を受けることがあり、その命令にも違反した場合には、罰則として懲役刑や罰金刑もあります。

 

<参考記事>

 


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村上 智史

村上 智史

株式会社マンション管理見直し本舗代表取締役・All About マンション管理士ガイド。早稲田大学卒業後、三井不動産に入社。土地オーナーとの共同事業、ビル賃貸事業、Jリート(不動産投資信託)の立ち上げに従事した後2013年3月退職。2013年5月 『あなたの資産を守る!マンション管理見直しの極意』(自由国民社刊)を上梓。無関心な住人の多いマンション管理組合が潜在的に抱えるリスクを解消し、長期にわたって資産価値を維持できるソリューションを提供することで、「豊かなマンションライフ」の実現を目指しています。

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